Combien de logiciels utilisez-vous vraiment ?

Je pose systématiquement la question en premier rendez-vous : « vous avez combien de logiciels ? » La réponse commence toujours par une énumération assurée, ralentit vers le cinquième, et se termine presque toujours par la même phrase : « je dois en oublier. »

Ce n'est pas un reproche. C'est le symptôme normal d'une entreprise qui a résolu ses problèmes un par un, au fil des années, ce qui est exactement ce qu'il fallait faire à chaque fois.

Pourquoi personne n'a la liste#

Chaque achat était justifié#

Chaque outil a été acheté pour une bonne raison, par quelqu'un de compétent, pour régler un problème réel. Le comptable a pris son outil de recouvrement. Les ressources humaines ont pris leur système de gestion du personnel. Les commerciaux ont leur gestion de la relation client. La trésorerie a le sien. Chacune de ces décisions est défendable isolément.

Pourquoi personne ne connaît la liste complète ?#

1. Personne n'est propriétaire de l'ensemble. Chaque direction connaît ses outils, aucune ne connaît ceux des autres.
2. Les petits outils ne laissent pas de trace. Une base locale montée par une personne pour suivre un processus n'apparaît dans aucun budget. Elle est pourtant critique le jour où cette personne est absente.
3. Rien ne sort jamais. On ajoute un outil quand un besoin apparaît ; on ne retire presque jamais celui qu'il remplace partiellement.

L'inventaire, en une demi-journée#

Comment faire l'inventaire des logiciels d'une entreprise ?#

Ce n'est pas un audit. C'est un tableau, et il n'a besoin que de trois colonnes pour devenir utile.

Faites le tour des responsables — cinq à huit personnes suffisent dans une PME — avec toujours les mêmes questions, et remplissez :

C'est la troisième colonne qui fait tout le travail. Elle révèle les ressaisies, et une ressaisie est toujours un coût récurrent que personne n'a chiffré.

Les deux colonnes qui servent à trier#

Ajoutez-en deux pour trier ensuite : le coût annuel (licence plus temps humain) et le nombre de personnes qui s'en servent vraiment. Un outil à huit mille euros par an utilisé par deux personnes n'est pas forcément à supprimer — mais la question mérite d'être posée une fois.

Ah, et il y a aussi le petit fichier que j'utilise pour la refacturation. Mais ça, ce n'est pas vraiment un logiciel.

Si, justement. Un fichier qui porte une information que personne d'autre n'a, qui sert tous les mois et qu'une seule personne sait faire tourner, est un logiciel — avec la particularité de n'avoir ni support, ni sauvegarde, ni successeur.

Ce que le tableau montre presque toujours#

Trois choses, dans cet ordre.

Les ressaisies#

La même donnée entrée deux ou trois fois : le client dans l'outil commercial puis dans la facturation, les heures sur un papier puis dans la paie, la facture fournisseur dans l'outil de validation puis en comptabilité. Chaque ressaisie a un coût horaire et un taux d'erreur. Ce sont les premiers euros à récupérer, et les plus faciles.

Les zones sans outil#

Il y a toujours un processus important qui ne vit nulle part : la refacturation entre sociétés, le suivi des accréditations des techniciens, les variables de paie. Ces zones-là sont tenues à bout de bras par une personne, et c'est le vrai risque.

Les recouvrements#

Deux outils qui font partiellement la même chose, chacun tenu par un service différent, avec deux versions de la vérité. Personne ne veut lâcher le sien, et les deux ont raison, parce que chacun a une fonction que l'autre n'a pas.

Ce qu'il faut en conclure — et ne pas en conclure#

La conclusion tentante est « il faut tout unifier ». C'est presque toujours la mauvaise.

Un outil qui marche, que les équipes maîtrisent, et dont le coût est connu, n'a aucune raison d'être remplacé. Le remplacer, c'est payer pour retrouver ce que vous aviez déjà. La comptabilité, la paie, la gestion du personnel : laissez-les tranquilles.

Ce qu'il faut viser, dans l'ordre :

1. Supprimer les ressaisies entre les outils qui restent. C'est du raccordement, pas du remplacement, et ça se fait en quelques semaines.

2. Donner un outil aux zones qui n'en ont pas. C'est là que le sur-mesure est le plus rentable, parce qu'il n'y a rien à reprendre ni à migrer.

3. Trancher les recouvrements, en dernier, quand les deux premiers points ont déjà rendu la question moins sensible.

La question à poser avant d'acheter le suivant#

Une seule, et elle suffit la plupart du temps :

« Quelle information cet outil portera-t-il que je n'ai déjà nulle part ? »

S'il n'y en a pas, vous achetez une interface, pas une capacité. Ça arrive, et ce n'est pas illégitime — mais autant le savoir avant de signer plutôt qu'au bout d'un an.

Et une seconde, pour les cas où la première a une bonne réponse : « qui ressaisira, et combien de fois par mois ? » Si la réponse est « personne », excellent. Si la réponse commence par un prénom, ajoutez ce coût à l'abonnement avant de comparer.

Ce que nous faisons de cet inventaire#

L'inventaire ne sert pas à supprimer des outils. Il sert à repérer les endroits où la même donnée est saisie deux fois, parce que c'est là que se trouve le travail invisible.

Notre réponse n'est presque jamais « remplaçons tout ». C'est plutôt : votre ERP reste le registre, vos tableurs restent pour les simulations, et nous construisons la couche qui manque entre les deux — celle où l'information circule sans être retapée. La page qui décrit cette couche explique ce qu'elle fait et ce qu'elle ne fait pas.

Inventaire des outils : ce qu'il faut retenir#

Presque aucune entreprise ne connaît sa liste complète, et ce n'est pas un défaut d'organisation : c'est la conséquence normale d'avoir bien résolu ses problèmes un par un.

Faites l'inventaire en trois colonnes, dont la plus importante est « comment la donnée entre et sort ». Les ressaisies qu'elle révèle sont vos premiers euros récupérables.

Puis résistez à l'unification. Raccordez ce qui marche, outillez ce qui n'existe pas, et gardez le remplacement pour la fin — voire pour jamais.