Refacturer entre sociétés d'un même groupe sans y passer ses journées

Dans presque tous les groupes que nous rencontrons, il y a une personne dont une partie du mois consiste à refacturer des dépenses mutualisées aux sociétés du groupe. Et il y a, à côté d'elle, un petit fichier qu'elle est la seule à savoir faire tourner.

Ce n'est jamais dans l'organigramme. C'est pourtant un des processus les plus chronophages et les plus fragiles de l'entreprise.

Pourquoi c'est toujours fait à la main#

Parce que la difficulté n'est pas la facture : c'est la clé de répartition.

Un exemple, à peine simplifié#

Un groupe achète de façon centralisée un stock de titres de transport, parce qu'en volume il obtient vingt à trente pour cent de moins que le prix public. Une société du groupe demande un déplacement ; on lui attribue des titres ; il faut la refacturer.

Sauf que la personne qui voyage est salariée de la holding, et qu'elle travaille pour la société A à trente pour cent, pour la société B à vingt pour cent, et pour la société C pour le reste. La refacturation doit donc être ventilée en trois. Et parfois redescendre jusqu'à l'agence, parce que certaines sociétés tiennent un compte d'exploitation par agence.

Pourquoi aucun logiciel ne gère la refacturation intragroupe ?#

Aucun logiciel de gestion des déplacements ne sait faire ça. Aucun logiciel de comptabilité non plus, parce que la clé n'est pas comptable : elle est organisationnelle, et elle change quand quelqu'un change de poste.

Ce n'est pas compliqué. C'est juste exactement la même chose, tous les mois, pour chaque société.

« Exactement la même chose en boucle » est la meilleure définition de ce qu'il faut automatiser.

Le coût réel, qui est double#

Le temps de celui qui refacture#

Il y a d'abord le temps de la personne qui produit les factures internes, tous les mois, société par société.

Où se cache le vrai coût de la refacturation ?#

C'est le plus gros des deux, et le moins visible.

Parce que le petit fichier produit une facture papier, ou un PDF. Cette facture est parfaitement valable, numérotée, prévue dans le plan comptable. Mais elle doit être réintégrée à la main dans la comptabilité de la société destinataire. À dix sociétés et quelques dizaines de lignes par mois, on parle de plusieurs journées de travail par an, dans un contexte où la facturation électronique rend justement ce type de flux mesurable.

Le coût se calcule simplement :

(heures de production + heures de ressaisie) × coût horaire chargé × 12

Ajoutez-y ce qui ne se chiffre pas : le contrôle de gestion qui ne retrouve pas une affectation, l'écart qu'on découvre à la clôture, et la dépendance à une seule personne.

Les quatre données qu'il faut tenir#

Pour automatiser, il faut ces quatre-là, et elles suffisent.

1. Le référentiel des sociétés et des agences, avec ce qui les identifie en comptabilité. C'est le plus simple et c'est souvent le plus sale.

2. La clé de répartition par personne, avec une date de début et une date de fin. Le point clé est la date : une répartition qui change en cours d'année doit pouvoir être retrouvée telle qu'elle était au mois concerné.

3. L'événement refacturable, avec ce qui le rattache à une personne et à une date : un déplacement, une prestation, une consommation.

4. La preuve, quand elle est exigée. Dans l'exemple des déplacements, la carte d'embarquement — parce que tant qu'on n'a pas prouvé que le voyage a eu lieu, on ne sait pas s'il faut refacturer ce déplacement, ou un autre.

Ce quatrième point n'est pas de la paranoïa administrative. Il vient d'une mésaventure que plusieurs groupes ont connue : des titres attribués pour un déplacement professionnel, utilisés pour un week-end en famille. On ne met pas en place un contrôle par plaisir ; on le met en place une fois que c'est arrivé.

Ce que donne l'automatisation#

Le mécanisme complet tient en cinq étapes, et l'humain n'intervient qu'à deux d'entre elles.

Ce qui change vraiment : la dernière ligne. La facture interne n'est plus produite puis ressaisie — elle est produite et enregistrée des deux côtés, avec son affectation analytique. La personne qui tenait le fichier passe de plusieurs jours à quelques minutes de contrôle.

Ce qu'il ne faut pas automatiser#

Trois choses, et ce sont toujours les mêmes.

Le changement de clé de répartition#

Il doit être saisi par une personne identifiée, daté, et tracé. C'est une décision d'organisation, pas une donnée. Une clé qui bouge toute seule est le meilleur moyen de rendre une clôture inexplicable.

L'exception#

Il y en aura : un déplacement urgent hors circuit, une dépense qu'on décide de ne pas refacturer. L'application doit permettre de forcer, à condition d'exiger un motif écrit. Un système qui n'accepte aucune exception est contourné dans le mois.

La relance au-delà de deux rappels#

Les deux premiers partent tout seuls. Le troisième est une conversation entre deux personnes, et il doit le rester.

Comment nous automatisons la refacturation#

La refacturation intragroupe coûte cher parce qu'elle se fait à la main, en fin de mois, à partir de fichiers que quelqu'un doit reconstituer. Ce que nous installons enregistre la dépense au moment où elle a lieu, avec sa clé de répartition déjà posée.

En clôture, la facture interne se génère à partir de ce qui est déjà saisi : plus de reconstitution, plus de tableur de ventilation, et une trace vérifiable en cas de contrôle. Voir le module facturation et encaissement.

Refacturation intragroupe : ce qu'il faut retenir#

Ce n'est pas un problème comptable, c'est un problème de clé de répartition — et c'est pour ça qu'aucun logiciel du commerce ne le règle.

Le coût se cache surtout en aval, dans la ressaisie côté sociétés destinataires. Chiffrez les deux avant de décider.

Et tenez vos clés de répartition avec leurs dates d'effet. C'est la donnée qui rend le reste automatisable, et c'est la seule qui doit rester dans les mains d'une personne.