Edenio OS, l'outil que nous utilisons tous les jours

Une agence qui vend des outils de pilotage et qui suit ses propres affaires dans un tableur, c'est un problème. Nous avons donc commencé par nous.

Edenio OS est notre système d'exploitation interne. Il est en service, nous l'utilisons tous les jours, et c'est la seule étude de cas où nous pouvons tout montrer sans demander l'accord de personne.

1. Le pilotage commercial#

Le point de départ : savoir où en est chaque affaire sans demander à personne.

Le tableau de bord ouvre sur ce qu'il faut savoir le matin. Chiffre d'affaires, marge, pipeline, factures en attente. Le récapitulatif est différent selon la personne connectée : un commercial n'a pas besoin des mêmes chiffres qu'un dirigeant, et un écran qui montre tout à tout le monde ne se regarde plus au bout de deux semaines.

Ce qui a changé#

Avant, l'état du pipeline se reconstituait de mémoire en réunion. Maintenant il est juste, ou il est faux et ça se voit tout de suite, ce qui revient au même : quelqu'un corrige.

2. Les contacts et les affaires#

Un contact, ses échanges, ses affaires, ses projets et ses rappels, sur une seule fiche.

• Historique horodaté de chaque appel, avec le compte rendu
• Rappels rattachés à la personne, pas à une liste à part
• Suppression avec décompte de ce qui y est accroché, pour ne rien perdre par erreur
• Rien n'est saisi deux fois : un rappel créé depuis une fiche y reste attaché

Le détail qui compte#

Les rappels s'affichent par défaut sur toute l'équipe, pas seulement sur soi. C'est une correction que nous avons faite après quelques semaines d'usage : filtrer sur « moi » par défaut cachait ce que les autres avaient à faire, et personne ne le voyait.

3. Les devis#

Les devis se génèrent depuis l'outil, dans un gabarit unique. Bibliothèque de prestations, marge prévisionnelle calculée, statut de chaque devis et motif de perte quand il est refusé.

Le taux de transformation réel se lit sur douze mois glissants. C'est un chiffre qu'on croit connaître, et qu'on connaît rarement.

4. Le portail partenaires#

Nos apporteurs d'affaires déclarent une piste depuis un lien, sans compte à créer, et suivent ce qu'ils ont rapporté.

Le portail ne voit jamais la base : il ne reçoit que ce qui le concerne, et jamais les notes internes d'une affaire. C'est une règle que nous appliquons aussi chez nos clients, parce qu'un partenaire mal cloisonné est une fuite qui ne se remarque qu'une fois.

5. L'assistant#

Une question posée en français normal, une réponse chiffrée, et des actions exécutées.

• Retrouver une facture d'il y a six mois sans passer par un tableau
• Résumer un appel, créer le contact et poser le rappel dans la foulée
• Lire une capture d'écran collée dans la conversation
• Dicter au lieu de taper, avec la transcription visible en direct

Ce que ça nous a appris#

Nous l'avons construit sur un fournisseur d'IA, puis le compte a été bloqué du jour au lendemain. Nous avons refait la couche pour qu'elle accepte cinq fournisseurs interchangeables.

C'est devenu une règle chez nous : aucune brique critique ne dépend d'un seul prestataire extérieur. Vos outils non plus.

6. Ce que nous en retirons#

Construire pour soi impose une discipline qu'un projet client ne donne pas : nous sommes les premiers à subir un écran mal fichu, et il n'y a personne à qui expliquer que c'est normal.

Toutes les corrections décrites ici sont venues de l'usage, pas d'une réunion de conception. C'est aussi comme ça que nous travaillons chez nos clients : on regarde d'abord comment vous travaillez vraiment, on construit ensuite.