Facturer le jour où le travail est fini, pas trois semaines après

Le chantier est terminé, le client est content, l'équipe est déjà ailleurs. La facture, elle, part deux ou trois semaines plus tard, le temps que les heures remontent, que le bon d'intervention revienne du camion et que quelqu'un trouve un vendredi pour s'y mettre.

La réponse courte : chaque jour entre la fin du travail et la facture est un jour de plus avant d'être payé. La réponse utile demande de mesurer ce délai chez vous, puis de voir où il se perd.

Ce que dit la règle, et pourquoi elle compte pour votre trésorerie#

Entre professionnels, la facture doit en principe être émise au moment de la livraison ou de la réalisation de la prestation. Quand vous faites plusieurs prestations distinctes pour un même client dans le mois, une facture récapitulative peut partir au plus tard à la fin du mois, dans les cas prévus par les règles de TVA.

Le second point est plus concret encore. Le délai de paiement convenu avec votre client, par exemple 60 jours, se compte en général à partir de la date d'émission de la facture. Si la facture part avec 18 jours de retard, vous êtes payé 18 jours plus tard. Votre client n'y est pour rien : c'est vous qui avez allongé le délai.

Mesurer votre délai de facturation en une heure#

Personne ne connaît ce chiffre, parce qu'aucun outil ne le calcule. Il se mesure pourtant simplement.

1. Prenez vos vingt dernières factures de chantier ou d'intervention.
2. Pour chacune, notez la date de fin du travail : le procès-verbal de réception, le bon d'intervention signé, ou le dernier jour pointé sur l'affaire.
3. Notez la date d'émission de la facture.
4. Calculez l'écart en jours, puis prenez la médiane : la valeur du milieu quand on range les écarts du plus court au plus long.
5. Regardez les trois factures les plus en retard, et demandez-vous ce qui les a retenues.

La médiane compte plus que la moyenne : une facture bloquée deux mois par un litige ne dit rien de votre fonctionnement habituel.

Les cinq endroits où les jours se perdent#

Les travaux supplémentaires méritent un mot à part. Quand ils ne sont pas écrits, la facture attend une réponse que personne ne demande, ou part sans eux. Dans les deux cas, vous perdez : du temps ou de la marge.

Quand je pars en vacances, c'est moi qui gère tous les papiers.

Si la facture dépend d'une seule personne, elle s'arrête quand cette personne s'arrête. Ce n'est pas un défaut de rigueur, c'est une organisation qui n'a pas de relais.

Le calcul sur un exemple#

Prenons une entreprise de plomberie et chauffage de 15 personnes qui facture 150 000 € par mois, soit environ 5 000 € par jour. Son délai de facturation médian est de 18 jours. Les chiffres sont des hypothèses.

Le calcul : 5 000 € par jour, multiplié par le nombre de jours de retard. Ces 75 000 € ne sont pas un gain annuel : ils sont récupérés une fois, puis restent disponibles tant que le délai reste court. C'est de l'argent qui vous appartient déjà et qui dort entre la fin du chantier et la facture.

À relier au reste du cycle : une facture qui part tard, c'est souvent aussi une marge qu'on ne connaît qu'après coup, et le même manque de suivi que pour les devis qu'on ne relance pas.

Ce qui change avec une application construite pour l'entreprise#

Quand le devis, le planning, le pointage et la réception vivent dans la même application, la facture n'a plus rien à attendre.

• Le chef d'équipe fait signer le procès-verbal ou le bon d'intervention sur son téléphone : l'affaire passe en « terminée » le jour même.
• Les heures pointées et les travaux supplémentaires validés sont déjà rattachés à l'affaire.
• La facture se prépare toute seule à partir du devis signé et de ce qui a été ajouté. Il reste à la relire et à l'envoyer.
• Une liste montre chaque matin les affaires terminées et pas encore facturées, avec le nombre de jours écoulés.

Le délai de facturation devient un chiffre qu'on voit, et plus une impression. Le détail est sur la page facturation et encaissement.

Délai de facturation : ce qu'il faut retenir#

La facture doit partir quand le travail est fini, et le délai de paiement court à partir de sa date. Chaque jour de retard est un jour de trésorerie que vous prêtez à votre client sans le savoir.

Mesurez votre délai sur vos vingt dernières factures, repérez où les jours se perdent, et traitez d'abord le bon d'intervention et les travaux supplémentaires. C'est là que se gagnent la plupart des jours.