Les signes qu'Excel ne suffit plus dans votre entreprise

Le fichier a été construit par quelqu'un, un jour, pour un besoin précis. Il a bien fonctionné pendant des années. Puis l'entreprise a grandi, d'autres personnes y ont touché, et sans qu'aucune panne ne le signale, il est devenu le point faible de l'organisation. Excel ne suffit plus dès que plusieurs personnes dépendent du même fichier pour travailler, et qu'aucune d'elles ne peut dire avec certitude laquelle a raison.

Les six signes qui doivent alerter#

Aucun de ces signes ne casse le fichier d'un coup. Ils s'additionnent, pendant des mois, jusqu'à ce que quelqu'un décide qu'il n'en peut plus.

Un seul de ces signes se corrige en changeant une habitude. Trois ou quatre ensemble disent autre chose : le fichier a dépassé ce pour quoi il a été construit.

Ce que ça coûte, en temps avant de coûter en argent#

La dérive ne se voit presque jamais sur une facture. Elle se voit dans le temps que chacun passe à faire tenir le fichier plutôt qu'à s'en servir. La méthode pour la chiffrer tient en trois questions : combien de personnes y touchent chaque jour, combien de minutes elles perdent à vérifier, recoller ou chercher une information ailleurs, et sur combien de jours ouvrés par an.

Prenons l'hypothèse d'un négociant en matériaux de construction de moins de trente personnes, où quatre personnes mettent à jour le même fichier de stock et de commandes :

• 4 personnes × 15 minutes par jour à vérifier la bonne version, recoller une formule ou chercher une donnée ailleurs : 60 minutes par jour.
• 60 minutes × 220 jours ouvrés : environ 220 heures par an.
• 220 heures × 28 € de l'heure chargée (une hypothèse prudente) : plus de 6 000 € par an.

Ce chiffre ne compte ni le temps du dirigeant qui reconstruit un tableau de bord chaque lundi, ni le jour où une erreur de version fait signer un devis sur un prix qui n'était plus le bon. Il donne seulement un plancher, pour décider si le sujet mérite d'être traité maintenant ou dans un an.

Ce qui change avec une application construite pour l'entreprise#

Une application construite pour l'entreprise part du même besoin que le fichier d'origine, mais elle le tient à plusieurs, dans la durée. Le stock, les commandes et les résultats vivent au même endroit, mis à jour par la personne qui fait le geste, pas recopiés ensuite par quelqu'un d'autre. Il n'existe plus qu'une version, parce qu'il n'existe plus qu'un seul fichier.

Elle s'ouvre depuis un téléphone, sur un quai ou chez un fournisseur, pas seulement depuis le poste qui a Excel installé. Et parce qu'elle a été construite pour ce négoce précis, elle ne demande pas à l'équipe de changer sa façon de travailler pour rentrer dans des colonnes prévues pour un autre métier.

Ce qu'Excel fait encore très bien#

Excel reste le meilleur outil pour une chose : poser un calcul, tester une hypothèse, répondre à une question ponctuelle que personne ne reposera demain. Le signe n'est jamais « vous utilisez Excel », mais « plusieurs personnes dépendent chaque jour du même fichier pour travailler ». Le premier usage reste utile longtemps. Le second use le fichier plus vite qu'on ne le croit.

Excel ne suffit plus : ce qu'il faut retenir#

Les six signes ne se voient pas d'un coup. Ils s'accumulent pendant des mois, et chacun, pris seul, semble se régler en changeant une habitude. C'est leur nombre, et le temps qu'ils coûtent ensemble, qui disent quand il faut changer d'outil plutôt que de méthode.

Chiffrer ce temps avant de décider évite les deux erreurs symétriques : changer trop tôt pour un besoin qu'Excel réglait encore bien, ou attendre trop longtemps pour un fichier qui coûte déjà plus cher chaque mois que l'application qui le remplacerait. Voir aussi la grille pour choisir entre Excel, un ERP et une application sur mesure, ce que coûte une application construite sur mesure, et ce qu'une application sur mesure change au quotidien.