Le logiciel qui couvre 10 % de vos volumes

Un dirigeant me racontait il y a peu sa recherche d'un outil de gestion des déplacements. Il en avait vu plusieurs, tous très bons. Tous incapables de traiter la façon dont son entreprise achète réellement ses billets. Sa conclusion : « pour gérer dix pour cent de nos volumes, on n'a pas besoin d'un logiciel spécifique. »

C'est l'une des phrases les plus lucides que j'aie entendues sur le sujet, et elle s'applique bien au-delà des déplacements.

Le taux de couverture est la seule question qui compte#

La démonstration montre toujours le cas facile#

Les démonstrations se ressemblent toutes, parce qu'elles montrent toutes le cas standard. Le cas standard est justement celui que vous n'avez pas de mal à traiter aujourd'hui.

La question utile n'est pas « est-ce que ce logiciel sait faire X ? » mais :

Quelle part de mes opérations, en volume, ce logiciel traitera-t-il de bout en bout sans intervention manuelle ?

De bout en bout, c'est important. Un outil qui gère la demande mais pas la refacturation interne, ou qui gère la commande mais pas le cas particulier qui représente la moitié de vos lignes, ne couvre pas ces opérations : il en couvre le début.

Comment mesurer ce qu'un logiciel couvre vraiment ?#

Pour le mesurer avant de signer, il y a un exercice simple et impitoyable : prenez vos trente dernières opérations réelles, dans l'ordre, sans en choisir aucune, et demandez à l'éditeur de vous montrer comment chacune passe dans son outil. Pas trois cas types — trente cas consécutifs. Le chiffre qui sort de cet exercice est votre taux de couverture.

Ce que coûte la part non couverte#

C'est la partie du calcul que les comparatifs de prix ignorent, et c'est presque toujours la plus grosse.

Quand un outil couvre soixante pour cent de vos cas, les quarante pour cent restants ne disparaissent pas. Ils continuent d'être traités comme avant — un tableur, une base bricolée, un classeur — mais avec deux aggravations :

Il faut désormais tenir les deux#

Ce qui est dans l'outil et ce qui n'y est pas, et faire correspondre les deux à la fin du mois. Le rapprochement mensuel est un travail qui n'existait pas avant l'outil.

Et quelqu'un devient irremplaçable#

La personne qui tient la partie manuelle est la seule à connaître les règles qui n'ont jamais été écrites. C'est un risque d'entreprise, pas un détail d'organisation : le jour où elle est absente, le processus s'arrête.

Le coût réel d'un logiciel s'écrit donc :

abonnement + intégration + (temps humain sur la part non couverte × coût horaire chargé × 12)

Sur une part non couverte qui occupe une personne à mi-temps, on dépasse très vite l'abonnement, et souvent d'un ordre de grandeur.

C'est Sandrine qui gère ça. Elle a un petit fichier à elle.

Trois cas où le logiciel du commerce gagne à tous les coups#

Je ne vends pas du sur-mesure à qui n'en a pas besoin, pour une raison égoïste : un projet mal posé se termine mal, et ça se sait.

Le logiciel du commerce gagne quand :

Quand la loi a standardisé le processus#

• La paie, la comptabilité générale, la TVA. La paie, la comptabilité générale, la déclaration de TVA. Personne n'a d'avantage concurrentiel à faire sa paie autrement, et l'éditeur suit les évolutions réglementaires à votre place. C'est très exactement ce que vous voulez acheter.
• Le domaine bouge plus vite que vous ne pourriez suivre. Les plateformes de facturation électronique agréées, par exemple : l'agrément et sa maintenance sont le produit.
• Votre volume est faible. Cinquante opérations par mois ne justifient aucun développement, même si elles sont pénibles.

Dans ces trois cas, le sur-mesure est une dépense d'ego.

Où il perd, et pourquoi#

Quand la particularité est le métier#

Il perd quand la particularité qu'il ne sait pas traiter est votre métier.

L'entreprise dont je parlais plus haut achète ses billets d'avion par lots de coupons prépayés, parce que c'est vingt à trente pour cent moins cher et annulable jusqu'au décollage. Aucun outil du marché ne sait compter en coupons, les affecter, puis les refacturer à la bonne société du groupe au prorata du temps de travail de la personne.

Ce n'est pas une lubie : c'est une optimisation financière réelle, construite au fil des années, qui rapporte. Lui demander de renoncer à ses coupons pour rentrer dans un logiciel, c'est lui demander de payer ses billets plus cher pour le plaisir d'avoir un outil.

Quand un logiciel vous demande de changer ce qui vous fait gagner de l'argent, ce n'est pas le bon logiciel.

Le seuil, en une ligne#

Le sur-mesure devient rentable quand le coût annuel de la part non couverte dépasse l'amortissement du développement sur trois ans.

Les montants sont des ordres de grandeur à coût horaire chargé de quarante euros ; remplacez-les par les vôtres, la méthode ne change pas.

À partir de quel seuil le sur-mesure devient-il rentable ?#

En pratique, avec les outils d'aujourd'hui — et c'est ce qui a changé ces deux dernières années —, une application métier ciblée se construit en six à dix semaines. Le seuil s'est donc beaucoup abaissé : il y a cinq ans, il fallait qu'une personne à plein temps soit occupée par la part manuelle pour que le calcul bascule. Aujourd'hui, un mi-temps suffit largement.

Ce qui ne veut pas dire qu'il faut tout refaire. La bonne réponse est souvent : un logiciel du commerce pour le standard, une application sur mesure pour votre particularité, et une liaison entre les deux.

Ce que nous faisons de ces dix pour cent#

Quand un logiciel du commerce couvre l'essentiel, on ne le jette pas. On construit ce qui traite la part qu'il ne sait pas prendre, et on branche les deux.

C'est le cas le plus fréquent chez nos clients : un outil standard qui tient quatre-vingt-dix pour cent des volumes, et une application sur mesure pour les dix restants — ceux qui coûtent le plus cher parce qu'ils se traitent à la main. Voir comment nous construisons cette part.

Taux de couverture : ce qu'il faut retenir#

Avant de signer, faites passer trente opérations réelles consécutives dans l'outil qu'on vous présente. Le taux qui en sort vaut tous les comparatifs.

Chiffrez la part non couverte en heures et en euros, pas en désagrément. C'est elle qui décide, pas le prix de l'abonnement.

Et méfiez-vous du logiciel qui vous demande de renoncer à une pratique rentable pour entrer dans son modèle. Ce qu'il vous fait économiser en licence, vous le repayez ailleurs.