Badgeuse, géolocalisation : ce que la loi impose vraiment

Un conducteur de travaux hésite entre poser une badgeuse à l'entrée du dépôt et imposer une application avec géolocalisation sur les téléphones des équipes. Dans les deux cas, il a la même crainte en tête : que la loi exige l'un ou l'autre, et qu'il soit en faute s'il s'en passe.

La réponse courte : la loi n'impose ni badgeuse ni géolocalisation. Elle impose un décompte des heures, et seulement dans certains cas. La suite dit ce qu'elle exige vraiment, et ce qui reste un choix de gestion.

Ce que la loi impose, et ce qu'elle n'impose pas#

Le texte qui fonde l'obligation est court. Lorsque tous les salariés d'un service ne travaillent pas selon le même horaire collectif, l'employeur établit les documents nécessaires au décompte de la durée du travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective, pour chacun des salariés concernés.

Deux conséquences découlent directement de ce texte :

• L'obligation ne s'applique pas à tout le monde. Une équipe qui suit strictement le même horaire collectif, affiché et respecté par tous, n'a pas besoin d'un décompte individuel. Dès que les horaires varient d'une personne à l'autre, le décompte individuel devient nécessaire.
• Aucun outil n'est désigné. Le texte parle de « documents nécessaires », pas de badgeuse, de pointage biométrique ni de géolocalisation. Un relevé écrit, signé en fin de semaine, satisfait la même obligation qu'un badge électronique, à condition d'exister vraiment et de pouvoir être présenté.

Ce qui compte pour l'employeur, en cas de litige sur des heures supplémentaires, n'est donc pas la technologie choisie mais l'existence du document. Un décompte absent se retourne contre lui ; un décompte tenu au carnet, non.

La géolocalisation : seulement quand rien d'autre ne marche#

La géolocalisation est le moyen le plus encadré des trois, parce qu'elle collecte plus que des heures. La CNIL fixe des limites précises pour un usage lié au temps de travail :

• Elle ne peut servir à suivre le temps de travail qu'à titre accessoire, lorsque ce suivi ne peut pas se faire par un autre moyen. Si un relevé déclaratif suffit, la géolocalisation ne peut pas s'y substituer pour ce seul usage.
• Elle ne peut jamais servir à contrôler un salarié en permanence, ni à suivre ses déplacements en dehors de son temps de travail.
• Le salarié doit pouvoir désactiver la localisation hors de ses heures de travail, et doit être informé du dispositif, de sa finalité et de la durée de conservation des données.
• La conservation est limitée : deux mois en général, un an pour optimiser des tournées ou prouver une intervention, cinq ans lorsque l'usage déclaré est le suivi du temps de travail.

Un responsable d'exploitation qui active la géolocalisation « pour être sûr que les gars sont bien sur le chantier » sort du cadre dès le premier jour : ce n'est ni un usage accessoire au suivi des heures, ni une finalité déclarée aux salariés.

La grille : ce que chaque moyen demande, et ce qu'il coûte#

Trois moyens courants, pour un même décompte :

Le moyen le plus encadré n'est donc pas forcément le plus utile. Pour la grande majorité des entreprises à affaires, un relevé déclaratif simple, fait depuis le téléphone à la fin de chaque tâche, remplit l'obligation légale sans le coût d'acceptation d'un dispositif de surveillance.

Ce qui change avec une application construite pour l'entreprise#

Une application construite sur la façon de travailler de l'équipe traite le décompte comme une déclaration, pas comme un contrôle :

• Chaque personne déclare ses heures depuis son téléphone, à la fin de la tâche ou de la journée, sans badge ni dispositif à installer.
• Le décompte respecte l'article L3171-2 dès qu'un horaire diffère d'une personne à l'autre : il existe, il est daté, il peut être présenté.
• L'export part vers le logiciel de paie ou le cabinet, dans le format attendu, sans ressaisie. Nous en détaillons la mécanique dans l'article sur le pointage sans tableur.
• Aucune localisation continue : l'application sait où une déclaration a été faite au moment où elle a été faite, pas où se trouve la personne entre deux tâches.

Le détail de ce module est sur la page heures et préparation de paie. Les variables de paie qui accompagnent souvent ce décompte sont traitées dans l'article sur les variables de paie en retard.

Ce qu'il ne faut pas faire#

Installer un dispositif de géolocalisation sans en informer les équipes, en se disant que « de toute façon, ils ne liront pas la note de service ». C'est l'un des rares points où l'absence d'information suffit, seule, à rendre le dispositif irrégulier.

Présenter la géolocalisation comme un outil de suivi des heures quand son vrai usage est de savoir où sont les véhicules. Les deux finalités existent, mais elles s'annoncent et se justifient séparément.

Badgeuse et géolocalisation : ce qu'il faut retenir#

La loi impose un décompte des heures dès que les horaires diffèrent d'un salarié à l'autre, pas un outil en particulier. La géolocalisation, elle, reste réservée aux cas où rien d'autre ne permet ce suivi, avec une information complète et une conservation limitée.

Avant d'installer un dispositif, posez la question dans ce sens-là : quel document prouve le décompte, pas quel outil l'impressionne le plus. Le moyen le plus simple suffit souvent à remplir l'obligation, pour un coût d'acceptation bien plus faible.