Heures supplémentaires : les calculer juste à partir du pointage

Le relevé d'heures est arrivé, le bulletin doit partir. Entre les deux, quelqu'un additionne les journées de chaque salarié et décide ce qui est majoré à 25 %, ce qui l'est à 50 %, et ce qui ne l'est pas du tout. C'est là que naissent les erreurs, dans un sens comme dans l'autre.

La réponse courte : on décompte par semaine civile, et tout ce qui dépasse 35 heures de travail effectif est une heure supplémentaire. Le reste de l'article traite des cas qui compliquent ce calcul simple.

La règle de base#

Trois points suffisent pour la plupart des salariés à temps plein.

• Le décompte se fait par semaine civile, du lundi 0 heure au dimanche 24 heures. Pas par jour, pas par mois.
• Toute heure de travail effectif au-delà de 35 heures dans la semaine, faite à la demande de l'employeur, est une heure supplémentaire.
• Sans accord ni convention qui prévoit autre chose, la majoration est de 25 % de la 36e à la 43e heure, puis de 50 % à partir de la 44e. Une convention peut fixer d'autres taux, sans descendre sous 10 %.

Deux précisions comptent sur le terrain. Le contingent annuel est de 220 heures par salarié quand aucun accord n'en fixe un autre. Et les heures enregistrées dans votre outil de pointage puis validées par l'employeur valent accord implicite : une heure validée est une heure due.

La méthode, semaine par semaine#

Prenons un chef d'équipe payé 16 € brut de l'heure, sans accord particulier dans l'entreprise. Le taux est une hypothèse.

Le calcul se fait en trois temps :

1. Les 35 premières heures sont payées au taux normal.
2. De la 36e à la 43e heure, soit 8 heures, la majoration est de 25 % : 8 × 16 € × 1,25 = 160 €.
3. La 44e et la 45e heure sont majorées de 50 % : 2 × 16 € × 1,5 = 48 €.

Les 10 heures supplémentaires de la semaine représentent donc 208 € brut. Si on avait appliqué 25 % à toutes, le bulletin aurait porté 200 €, et le salarié aurait eu raison de réclamer la différence.

L'erreur inverse existe aussi : compter en heures supplémentaires des heures qui ne le sont pas. C'est l'objet des cas suivants.

Les quatre cas qui font se tromper#

Le jour férié dans la semaine#

Sauf convention ou usage contraire, les heures non travaillées à cause d'un jour férié ne comptent pas comme du travail effectif pour ce décompte. Un salarié qui fait quatre journées de 8 heures autour d'un mercredi férié totalise 32 heures travaillées. Même en ajoutant les 7 heures habituelles du férié pour le paiement, il n'a pas fait d'heures supplémentaires : les heures au-delà de 35 sont payées au taux normal. L'employeur peut choisir un décompte plus favorable.

Le congé payé dans la semaine#

Là, c'est l'inverse. Quand la durée du travail est décomptée à la semaine, un jour de congé payé compte comme du temps de travail effectif. Un salarié qui travaille 33 heures et prend son vendredi en congé est compté à 40 heures : il a fait 5 heures supplémentaires.

La semaine à cheval sur deux mois#

Une semaine qui commence le lundi 28 et finit le dimanche 3 se décompte en entier. Ses heures supplémentaires sont payées sur le bulletin suivant. Couper la semaine en deux, une partie par mois, fausse le seuil des 35 heures.

Le temps partiel#

Au-delà de la durée prévue au contrat, un salarié à temps partiel fait des heures complémentaires, pas des heures supplémentaires. Elles ont leurs propres limites et leurs propres taux : 10 % dans la limite d'un dixième de la durée du contrat, 25 % au-delà.

Ce qui change avec une application construite pour l'entreprise#

Le calcul n'est pas difficile. Ce qui coûte, c'est de le refaire à la main pour chaque salarié, chaque semaine, à partir d'heures arrivées par message ou sur papier. Nous avons décrit comment relever ces heures sur le terrain sans tableur : une fois qu'elles sont saisies au bon endroit, le reste peut suivre.

• Chaque salarié saisit ses heures sur son téléphone, jour par jour, rattachées au chantier.
• La semaine civile se calcule toute seule, avec les jours fériés et les congés posés dans l'application.
• Les taux de votre convention sont réglés une fois, et chaque heure tombe dans la bonne tranche.
• Le responsable valide la semaine, et la liste des heures à payer part vers la paie avant la date limite, semaines à cheval comprises.

C'est le même mouvement que pour les variables de paie qui arrivent en retard : on ne relance plus, on récupère ce qui est déjà saisi.

Ce qu'il ne faut pas faire#

Payer des heures supplémentaires au forfait, « quatre heures par semaine pour tout le monde », sans lien avec les heures réellement faites. En cas de désaccord, c'est le relevé qui compte, et un forfait sans relevé ne protège personne.

Laisser un salarié faire des heures sans les valider ni les refuser. Une heure constatée et laissée faire reste une heure à payer.

Heures supplémentaires : ce qu'il faut retenir#

Les heures supplémentaires se décomptent par semaine civile, au-delà de 35 heures de travail effectif, avec 25 % puis 50 % de majoration sauf convention contraire. Le jour férié ne compte pas dans le seuil, le congé payé compte, et la semaine à cheval sur deux mois se paie en entier le mois suivant.

Le calcul est simple sur une semaine. Il devient une source d'erreurs quand on le refait à la main pour toute une équipe. Un relevé saisi au bon endroit et une règle réglée une fois suffisent à le rendre juste.