Combien de devis sont en attente chez vous, en ce moment ?

Combien de devis sont en attente chez vous, en ce moment ? La plupart des dirigeants répondent un chiffre approximatif, pris dans leur tête ou dans la messagerie d'un commercial. Le vrai total est presque toujours plus élevé, et surtout personne ne sait depuis quand chacun attend une réponse. Le compter juste prend dix minutes, à condition de regarder aux bons endroits.

Pourquoi le chiffre que vous avez en tête est faux#

Chaque commercial garde sa propre liste : une boîte mail, un carnet, une mémoire qui s'use. Un devis envoyé la semaine dernière y figure. Un devis envoyé au printemps, dont personne n'a eu de nouvelles depuis, a souvent disparu de tous les écrans, sans être pour autant perdu : le client peut encore répondre, six mois plus tard, à une proposition que vous ne comptez déjà plus.

On pensait que les devis sans réponse étaient des clients qui ne voulaient pas.

Ce n'est pas qu'un problème de mémoire. C'est que le devis en attente n'a pas de maison : il existe dans la boîte mail de celui qui l'a envoyé, parfois dans un tableur partagé qu'on oublie de mettre à jour, parfois nulle part d'écrit du tout.

La méthode en dix minutes#

Pas besoin d'un outil pour commencer. Trois étapes suffisent pour avoir un chiffre juste, une fois :

1. Lister chaque endroit où un devis peut dormir : la boîte mail de chaque commercial, le dossier partagé, le classeur papier, le tableur de suivi s'il existe.
2. Pour chaque devis trouvé, noter la date d'envoi et la dernière nouvelle du client. Pas de statut vague comme « en cours » : une date précise, ou rien.
3. Séparer ceux qui dorment depuis plus de deux semaines sans réponse. Ce sont eux qui comptent : un devis envoyé hier n'est pas encore un devis oublié.

Une fois les trois listes réunies, le total surprend presque toujours à la hausse.

Ce que ce chiffre vous dit#

Prenons une hypothèse : une entreprise de rénovation de moins de dix personnes envoie vingt devis par mois, pour une valeur moyenne de 3 000 €. Si l'inventaire fait apparaître quinze devis sans réponse depuis plus de trois semaines, ce sont 45 000 € qui attendent une décision, sans que personne sache qui doit relancer qui.

Le calcul complet de ce que coûtent les devis jamais relancés, avec un chiffre anonymisé tiré de nos dossiers, est détaillé dans l'article sur les devis jamais relancés : un devis sur six non relancé aurait signé. Et le bon moment pour relancer compte autant que le fait de relancer.

Ce qui change avec une application construite pour l'entreprise#

Une fois les devis dans une seule application, la question « combien sont en attente » n'a plus besoin de réponse : elle s'affiche. Chaque devis porte une date d'envoi, un statut à jour et, dès qu'un délai est dépassé, un signal visible par celui qui doit agir, pas seulement par celui qui l'a envoyé.

Le dirigeant voit d'un coup d'œil le total en attente, trié par ancienneté ou par montant. Un devis ne peut plus rester invisible parce que la personne qui l'a envoyé est en congés ou a changé de poste : il appartient à l'entreprise, pas à une boîte mail.

Combien de devis en attente : ce qu'il faut retenir#

Le vrai chiffre de vos devis en attente ne se trouve pas dans un souvenir, mais dans l'addition de tous les endroits où un devis peut dormir. Dix minutes suffisent pour le faire une première fois, et le résultat change souvent la façon de voir le problème : ce n'est pas un manque de relances ponctuelles, c'est une information qui n'a pas d'endroit où vivre.

Faire cet inventaire une fois ne le maintient pas à jour. La vraie question, ensuite, est de savoir à quelle fréquence vous êtes prêt à le refaire à la main : chaque semaine, ou jamais plus.