Les fonctionnalités que vous payez, et que personne n'ouvre

Ouvrez le menu de votre logiciel de gestion. Comptez les entrées : quinze, vingt, parfois plus. Demandez ensuite à votre équipe lesquelles elle ouvre vraiment dans une semaine normale. La réponse tient en trois ou quatre noms. Le reste, vous le payez quand même, chaque mois, pour chaque utilisateur.

Un logiciel pensé pour tout le monde, utilisé par personne en entier#

Un éditeur qui vend à des milliers d'entreprises doit couvrir tous les métiers à la fois. La comptabilité, les ressources humaines, les achats, le commercial, le reporting : chaque module ajouté élargit son marché. Pour vous, chaque module ajouté alourdit le menu.

Un négociant en matériaux de construction n'a pas besoin du module de gestion de projet à la journée, pensé pour des sociétés de conseil. Un chauffagiste n'a pas besoin du module de gestion des stocks multi-entrepôts, pensé pour la grande distribution. Les deux les paient quand même, parce qu'ils sont inclus dans le contrat.

Compter ce que vous utilisez, pas ce que vous payez#

La méthode tient en trois étapes, et prend une heure.

1. Lister les modules facturés. Le contrat ou la dernière facture les nomme tous, souvent avec un prix par utilisateur.
2. Demander à chaque poste ce qu'il ouvre dans une semaine normale : le commercial, le magasinier, la personne qui fait la paie. Pas ce qu'il a appris à l'ouverture du compte, ce qu'il ouvre vraiment.
3. Comparer les deux listes. Ce qui est payé et jamais cité est un candidat à supprimer, ou à ne jamais avoir activé.

Ce que ça coûte, concrètement#

Prenons un négociant en matériaux de construction de petite taille, avec une hypothèse prudente pour montrer le calcul.

• Six comptes utilisateurs.
• Abonnement modulaire : 29 € par mois, par utilisateur et par module activé.
• Dix modules activés au contrat.
• Trois modules ouverts au moins une fois par semaine, toutes équipes confondues.

Le calcul : 6 comptes × 10 modules × 29 € = 1 740 € par mois pour l'ensemble du contrat. Les trois modules réellement utilisés représentent 6 × 3 × 29 € = 522 € par mois. Les sept modules jamais ouverts coûtent 1 218 € par mois, soit un peu plus de 14 000 € sur l'année.

Ce chiffre n'est pas le vôtre : il dépend de votre contrat, de votre nombre de comptes et du nombre de modules réellement activés. La méthode, elle, s'applique telle quelle.

Ce qui change avec une application construite pour l'entreprise#

Une application construite pour une seule entreprise ne contient que les écrans dont elle se sert. Pas de module de gestion de projet si personne ne facture à la journée. Pas d'écran RH si la paie se fait ailleurs. Et pas de licence par utilisateur qui multiplie le prix d'un écran jamais ouvert par le nombre de comptes créés.

Quand un nouveau besoin apparaît, c'est un écran de plus dans l'application existante, pas un nouveau module à acheter et à faire cohabiter avec les autres.

Quand le logiciel du marché reste le bon choix#

Un logiciel standard reste le bon choix quand votre façon de travailler ressemble à celle de la majorité des entreprises qui l'utilisent. La comptabilité générale, par exemple, se ressemble d'une entreprise à l'autre : un outil du marché la fait aussi bien qu'un développement sur mesure, et moins cher. La grille complète est dans logiciel du marché ou application sur mesure, la grille pour décider.

Si un logiciel du commerce fait le travail, prenez-le. Nous vous le dirons, et ça nous arrive.

La question à se poser n'est pas « ce logiciel est-il bon ». C'est « est-ce que je paie pour des fonctions construites pour un métier qui n'est pas le mien ». Voir ce que coûte vraiment un logiciel du marché au-delà du prix affiché pour la suite du calcul, licences comprises.

Les fonctionnalités jamais ouvertes : ce qu'il faut retenir#

Un menu de plusieurs dizaines d'entrées ne coûte rien à l'éditeur qui l'a construit une fois pour des milliers de clients. Il vous coûte chaque mois, par utilisateur, qu'il serve ou non.

La méthode des trois étapes prend une heure et donne un chiffre. Avant de signer un nouveau contrat ou de le renouveler, comptez ce que vous ouvrez vraiment : c'est la base la plus sûre pour décider de garder, de réduire, ou de faire construire ce qui correspond exactement à votre métier, comme le détaille combien coûte une application métier sur mesure.