Le coût total d'un logiciel : ce que le prix affiché ne montre pas

La page tarifs affichait 49 € par utilisateur et par mois. Quinze personnes, c'est 735 € par mois : un budget raisonnable, validé en dix minutes. Huit mois plus tard, la facture a plus que doublé, et personne n'a changé de forfait. Le prix affiché n'était que le point de départ.

Le prix affiché n'est que la licence#

Le chiffre qu'on compare entre deux éditeurs, c'est presque toujours le même : un montant par utilisateur et par mois, pour la version de base. C'est celui qui sert à construire le budget, et c'est aussi celui qui sert le moins, une fois le logiciel installé.

Ce prix ne comprend ni les options qu'on découvre nécessaires après coup, ni la mise en relation avec les autres outils de l'entreprise, ni le temps passé à former les équipes, ni le support quand quelque chose coince un vendredi à 18 heures. Il comprend l'accès au logiciel. Rien de plus.

Les modules qu'on ajoute un par un#

Un logiciel de gestion commerciale vendu « complet » se révèle souvent nu. La facturation avancée est un module. Le reporting qui parle au dirigeant est un module. L'export comptable automatique, encore un module. Chacun a son propre prix par utilisateur, chacun s'ajoute séparément, et chacun paraît raisonnable pris seul.

C'est l'addition qui ne l'est plus. Un négociant en matériaux qui ajoute trois modules à 10 ou 15 € par utilisateur et par mois voit son budget initial grimper de 50 % à 100 % sans avoir changé de logiciel : il a simplement fini de découvrir ce que l'offre de base ne faisait pas.

L'intégration : une dépense qui revient chaque année#

Un logiciel de gestion commerciale qui ne parle pas au logiciel de paie, ni à celui de comptabilité, oblige quelqu'un à faire le lien à la main, ou impose une intégration technique. Cette intégration a un coût de mise en place, souvent plusieurs milliers d'euros, puis un coût de maintenance chaque année : une mise à jour d'un côté casse le lien avec l'autre, et il faut le réparer.

Ce coût ne figure jamais sur la page tarifs. Il apparaît sur le devis du prestataire d'intégration, un an après la signature, quand il est trop tard pour revenir en arrière.

Le calcul complet, sur un exemple#

Reprenons l'exemple du début : un logiciel de gestion commerciale pour quinze utilisateurs, licence affichée à 49 € par utilisateur et par mois.

Le prix affiché au départ, 8 820 € par an, ne représentait qu'un tiers du coût réel de la première année, et la moitié du coût des années suivantes. Aucun de ces postes n'est une anomalie : ils figurent, un par un, dans la grille tarifaire de l'éditeur. C'est leur addition que personne n'a faite avant de signer.

Ce calcul se répète à chaque logiciel de l'entreprise. Chez un distributeur de plusieurs centaines de personnes, quatre logiciels du même genre coûtent ainsi 190 000 € par an, licences, modules et intégrations comprises.

Ce qui change avec une application construite pour l'entreprise#

Une application construite pour une entreprise n'a pas de page de modules séparée : ce dont l'entreprise a besoin est construit dedans, dès le départ. Pas de licence par utilisateur non plus, donc pas de facture qui grimpe à chaque recrutement, comme nous l'expliquions dans l'article sur les licences par utilisateur. L'intégration avec les autres logiciels de l'entreprise, paie ou comptabilité, se construit une fois, dans l'application elle-même, sans dépendre d'une mise à jour tierce qui casse le lien l'année suivante.

Le prix se calcule différemment, lui aussi : nous le détaillons dans l'article sur le coût d'une application métier sur mesure. La question à se poser n'est pas « combien coûte la licence », mais « combien coûtera l'ensemble, modules et intégrations compris, dans trois ans ».

Quand le logiciel du marché reste le bon choix#

Un logiciel du marché reste pertinent pour un besoin standard, partagé par toutes les entreprises du même secteur : la comptabilité générale, par exemple, ou la paie elle-même. Là, les modules et les mises à jour sont pensés pour tout le monde, et leur coût se justifie par la mutualisation. Le problème apparaît quand ce même logiciel sert à couvrir ce qui fait la particularité de l'entreprise : c'est là que les modules se multiplient, et que l'intégration devient permanente.

Coût total d'un logiciel : ce qu'il faut retenir#

Le prix affiché sur une page tarifs décrit une licence, pas tout ce que coûte la gestion complète de l'entreprise. Avant de signer, il faut lister les modules dont l'entreprise aura besoin dans l'année, le nombre d'intégrations à construire avec les logiciels déjà en place, et le temps de formation et de support que ça représente.

Ce calcul prend une heure et évite une mauvaise surprise un an plus tard. Il permet aussi de comparer, sur les mêmes bases, un logiciel du marché et une application construite pour l'entreprise : non pas sur le prix affiché, mais sur ce que chacun coûtera réellement, année après année.