Licences par utilisateur : la facture qui grimpe à chaque embauche

Vous embauchez un chef d'équipe. Il lui faut un accès au planning, au pointage, à la messagerie de l'entreprise, parfois au logiciel de devis. Chacun de ces outils se paie au nombre d'utilisateurs : votre recrutement vient d'ajouter quatre lignes sur quatre factures.

La réponse courte : avec une licence par utilisateur, la facture de vos logiciels suit votre effectif, pas votre usage. La réponse utile demande de faire le calcul une fois, avec vos propres outils.

Le principe : vous payez des personnes, pas un service#

Un logiciel vendu « par utilisateur et par mois » a un prix qui paraît modeste : quelques euros, quelques dizaines d'euros. C'est voulu. Le montant n'est pas fait pour être lu seul, il est fait pour être multiplié.

Il est multiplié deux fois. Par le nombre de personnes, d'abord. Puis par le nombre d'outils, parce qu'une entreprise de terrain en empile rarement moins de quatre ou cinq. Plus l'entreprise grandit, plus elle paie, même si chacun utilise l'outil exactement comme avant.

Le calcul sur un exemple#

Prenons une entreprise d'électricité de 12 personnes qui passe à 25 en deux ans. Elle utilise quatre outils payés par utilisateur. Les prix sont des hypothèses prudentes.

La facture a presque doublé. Rien n'a changé dans la façon de travailler : les mêmes écrans, les mêmes boutons, les mêmes usages. Seul l'effectif a bougé.

Le chiffre le plus parlant est le coût d'une embauche. Un compagnon de plus, c'est 12 + 8 + 6 = 26 € par mois, soit 312 € par an en licences, avant même qu'il ait posé un pied sur un chantier. Une personne de plus au bureau, avec le devis, monte à 66 € par mois, soit 792 € par an.

Refaire le calcul chez vous#

1. Listez chaque logiciel payé au nombre d'utilisateurs.
2. Notez le prix mensuel par utilisateur, tel qu'il figure sur la dernière facture, pas sur la page de tarifs.
3. Additionnez les prix des outils qu'un nouveau salarié du terrain doit avoir : c'est le coût mensuel d'une embauche sur le terrain. Faites de même pour le bureau.
4. Multipliez par le nombre de recrutements prévus sur trois ans.

Si vous n'avez jamais fait l'inventaire complet de vos outils, commencez par la méthode en une demi-journée.

Les trois pièges qui gonflent la facture#

1. Les comptes de ceux qui sont partis#

Un salarié quitte l'entreprise. On lui retire son badge, son téléphone, ses clés. Son compte sur le logiciel de planning, lui, reste ouvert et facturé, parce que personne n'a pensé à le fermer chez chacun des éditeurs.

2. Les paliers#

Beaucoup d'offres changent de niveau à partir d'un certain nombre d'utilisateurs. Le onzième compte ne coûte pas le prix d'un compte : il fait passer toute l'équipe à l'offre supérieure.

3. Le terrain qu'on ne branche pas#

C'est le piège le plus coûteux, et il ne figure sur aucune facture. Pour limiter les licences, on ne donne pas d'accès aux équipes du terrain. Le chef d'équipe envoie ses heures par message, quelqu'un au bureau les recopie. Ou bien trois personnes partagent un même compte, et plus personne ne sait qui a saisi quoi.

La licence économisée se paie alors en heures de ressaisie et en erreurs. Le coût est simplement passé d'une facture à une autre colonne, celle que personne n'additionne.

La grille pour faire le tri#

Pour chaque outil, posez ces quatre questions.

Si un logiciel du commerce fait le travail, prenez-le. Nous vous le dirons, et ça nous arrive.

Un logiciel par utilisateur n'est pas un mauvais choix en soi. Pour une équipe stable de cinq personnes, il est souvent le plus simple. Le problème naît quand l'entreprise grandit vite et que chaque outil grandit avec elle.

Ce qui change avec une application construite pour l'entreprise#

Une application construite pour l'entreprise remplace les outils empilés par un seul endroit : le devis, le planning, le pointage et les documents vivent dans la même application. Et nous ne facturons aucune licence par utilisateur.

Concrètement, quand vous recrutez :

• vous créez l'accès du nouveau compagnon en une minute, depuis l'écran de l'équipe ;
• il voit son planning et pointe ses heures sur son téléphone dès le premier jour ;
• quand il part, vous fermez son accès à un seul endroit ;
• la facture ne bouge pas.

Donner un accès à tout le terrain devient alors gratuit, et c'est là que la ressaisie disparaît. Pour savoir ce que coûte l'application elle-même, nous avons détaillé ce qui fait le prix d'une application métier sur mesure. La démarche est décrite sur la page votre application.

Licences par utilisateur : ce qu'il faut retenir#

Avec un prix par utilisateur, votre facture de logiciels suit votre effectif. Faites le calcul une fois : additionnez ce qu'un salarié de plus coûte sur chaque outil, puis multipliez par vos recrutements prévus.

Fermez les comptes des personnes parties, surveillez les paliers, et chiffrez ce que coûte le terrain qu'on laisse sans accès. C'est souvent là que se cache la plus grosse ligne.