L'inventaire de vos abonnements logiciels, et leur total réel

Vingt-trois euros par mois pour la visioconférence, quarante-cinq pour la signature électronique, trente pour le partage de fichiers. Pris un par un, chaque prix semble raisonnable. Personne ne les a jamais additionnés tous ensemble, parce que personne n'a la liste complète sous les yeux : chaque outil a été choisi par une personne différente, payé par une carte différente, et facturé à un rythme différent.

Pourquoi ce total n'existe nulle part#

Un négociant en matériaux, un chauffagiste, un distributeur : la facture logicielle se construit par petites touches. Le commercial a demandé un outil de prospection. Le comptable a pris un logiciel de signature électronique pour les devis urgents. Quelqu'un a ouvert un abonnement de stockage parce que les pièces jointes ne passaient plus par mail.

Chaque dépense a été validée séparément, souvent sous les 100 € par mois, un montant trop petit pour qu'on le remonte en comité de direction. La comptabilité les enregistre par poste (prestations de services, abonnements divers), pas par outil. Résultat : personne dans l'entreprise ne peut répondre d'un trait à la question « combien dépensons-nous en logiciels, au total ? ».

Ce n'est pas propre aux petites structures. Chez un distributeur de plusieurs centaines de personnes, quatre logiciels coûtent à eux seuls 190 000 € par an, et personne n'avait fait l'addition avant qu'on la demande.

La méthode en quatre colonnes#

Pas besoin d'outil pour commencer : un tableau suffit.

Pour la remplir :

1. Lister tout ce qui prélève une carte bancaire ou envoie une facture récurrente. La carte bancaire de l'entreprise et le relevé de compte donnent l'essentiel en dix minutes.
2. Demander à chaque responsable le prix exact de ce qu'il utilise. Pas une estimation : le montant écrit sur la dernière facture.
3. Chercher les doublons. Deux outils qui font la même chose, achetés par deux personnes qui ne se sont jamais parlé, c'est fréquent.
4. Additionner. Le total surprend presque toujours, parce qu'il n'avait jamais existé avant ce calcul.

Un total qui surprend presque toujours#

Prenons l'exemple d'un négociant en matériaux de construction d'une vingtaine de personnes. Voici ce que donne l'inventaire, une fois les factures rassemblées.

Le total : 5 964 € par an, sans compter le logiciel principal de gestion commerciale. Aucun poste ne dépasse 150 € par mois. C'est justement pour ça que personne ne l'avait vu venir : chaque ligne, prise seule, ne justifiait pas qu'on s'y attarde.

Ce qui change avec une application construite pour l'entreprise#

Une partie de ces fonctions n'a pas besoin de rester éclatée. Le planning des équipes, le suivi des heures, la signature des devis et le suivi des prospects décrivent le travail de la même entreprise, pas quatre métiers différents. Dans une application construite pour elle, un commercial suit son prospect, prépare son devis, et le fait signer électroniquement sans quitter l'écran. Le responsable d'équipe voit le planning et les heures remontées au même endroit. Un seul prix fixe remplace la somme des petites factures, et aucun nouvel abonnement ne s'ajoute quand un besoin apparaît : on ajoute un écran.

Ce qu'on garde malgré tout#

L'inventaire ne doit pas pousser à tout regrouper. La messagerie professionnelle, la comptabilité et les outils bancaires restent des produits séparés : ce ne sont pas des outils métier, et des logiciels spécialisés existent déjà pour ça, bien faits et peu coûteux. L'objectif n'est pas de tout réunir dans une seule application, mais de ne plus payer en plusieurs fois ce qui décrit le cœur du métier.

L'inventaire des abonnements logiciels : ce qu'il faut retenir#

Le total de vos abonnements logiciels n'apparaît dans aucun document existant, parce que personne n'a de raison de le calculer tant qu'on ne le demande pas. Un tableau à quatre colonnes et une heure suffisent à le faire apparaître, et il est presque toujours plus élevé que ce qu'on imaginait.

Une fois ce total visible, la question change : non plus « peut-on se passer de cet abonnement », mais « combien d'entre eux décrivent en réalité le même métier ». C'est cette question que répond le coût total d'un logiciel du marché, et celle à laquelle nous répondons avec le prix d'une application construite pour une seule entreprise.