Facture fournisseur et commande : rapprocher sans tout relire

Comment savoir si vous payez vraiment ce qui a été reçu, au prix convenu ? En comparant trois documents avant chaque paiement : la commande, le bon de réception, la facture. Peu d'entreprises le font sur toutes les lignes, faute de temps, et une partie des écarts passe au travers sans que personne les voie.

Pourquoi le contrôle ligne à ligne est rarement fait#

Un négociant qui reçoit trois cents factures fournisseurs par mois ne peut pas relire chaque ligne de chacune. Les formats diffèrent d'un fournisseur à l'autre : PDF par mail, portail, parfois encore le papier. Le comptable fournisseurs rapproche le montant total de la facture avec le montant total de la commande, et paie si les deux se ressemblent.

Un écart qui porte sur une seule ligne, au milieu de quarante, ne se voit pas à ce niveau-là. Une référence facturée à un prix légèrement supérieur à celui négocié, une quantité facturée qui dépasse ce qui a été réceptionné au quai : le total peut rester cohérent, et l'écart passer.

Ce n'est pas une question de vigilance. C'est une question de volume : personne ne peut comparer trois documents, ligne par ligne, sur des centaines de commandes chaque mois, sans un outil qui le fait à sa place.

Les trois documents à faire parler ensemble#

Chacun des trois documents dit une chose différente, et c'est leur désaccord qui révèle un problème.

La règle de rapprochement tient en une phrase : on paie ce qui a été reçu, au prix qui a été commandé. Trois écarts reviennent le plus souvent.

• Facturé plus que reçu. La commande porte sur cent unités, le quai en a réceptionné quatre-vingt-quinze, la facture porte sur cent. Les cinq unités manquantes se paient sans avoir été livrées.
• Un prix qui a bougé. Le prix facturé dépasse le prix de la commande, sans qu'un avenant ou un mail ne l'explique. Une hausse tarifaire annoncée par le fournisseur, et jamais confirmée par l'acheteur.
• Une référence remplacée. Le fournisseur a livré un produit de remplacement, facturé au prix de l'article commandé alors que son tarif est différent.

Aucun des trois ne se voit en comparant deux totaux. Il faut comparer les lignes.

Ce qu'un écart non détecté coûte, un exemple#

Chez un négociant en matériaux d'une quarantaine de personnes, trois cents factures fournisseurs arrivent chaque mois, pour une moyenne de quinze lignes par facture, soit environ quatre mille cinq cents lignes. En ne comptant qu'une ligne sur vingt avec un écart (facturé plus que reçu, ou prix différent de la commande), pour un montant moyen de cent vingt euros par écart :

• quatre mille cinq cents lignes, une sur vingt en écart : deux cent vingt-cinq lignes par mois ;
• deux cent vingt-cinq lignes à cent vingt euros : vingt-sept mille euros par mois ;
• une partie de ces écarts se corrige au fil de l'eau, par habitude ou par relation avec le fournisseur. Même en ne retenant qu'un dixième de ce total comme réellement payé à tort, cela reste supérieur à trente mille euros par an.

Le calcul se fait avec vos propres chiffres : le nombre de lignes facturées chaque mois, et le taux d'écart que vous constatez sur un échantillon contrôlé à la main pendant une semaine.

Ce qui change avec une application construite pour l'entreprise#

Une application construite pour un négoce ou une distribution lit la facture fournisseur dès son arrivée, par mail ou par portail, et en extrait les lignes : référence, quantité, prix. Elle les compare automatiquement à la commande correspondante et au bon de réception déjà enregistré par le magasinier.

Quand les trois concordent, la facture part au paiement sans intervention. Quand une ligne ne correspond pas, elle est mise de côté avec l'écart précis affiché : quantité facturée contre quantité reçue, prix facturé contre prix commandé. L'acheteur ou le comptable fournisseurs valide ou corrige en quelques secondes, au lieu de relire la facture entière pour retrouver la ligne en cause.

Le contrôle porte alors sur cent pour cent des lignes, tous fournisseurs confondus, sans y passer plus de temps qu'aujourd'hui sur un échantillon.

Ce qu'il ne faut pas faire#

Ne pas mettre en paiement automatique une facture sans qu'un écart signalé soit vu par une personne. Le rapprochement sert à repérer les désaccords, pas à les faire disparaître dans un flux qui paie tout seul.

Ne pas réserver le contrôle aux gros fournisseurs sous prétexte que les petits montants ne justifient pas le temps passé. C'est souvent là, sur les commandes les plus petites et les moins suivies, que les écarts se répètent le plus longtemps sans être vus.

Rapprocher facture et commande : ce qu'il faut retenir#

Un écart entre une commande, une réception et une facture ne se voit jamais en comparant deux totaux : il faut comparer les lignes, et le volume mensuel de factures rend ce contrôle impossible à la main, sauf par échantillon. Le calcul tenu sur un échantillon d'une semaine donne une idée du montant réellement en jeu sur l'année, bien avant d'investir dans quoi que ce soit.

Ce que change une application construite pour l'entreprise n'est pas la règle de rapprochement, qui reste la même : c'est la possibilité de l'appliquer à chaque ligne, de chaque facture, sans faire porter ce travail sur une personne. Pour en savoir plus sur ce que coûte une application sur mesure, un autre article détaille le calcul. Le même principe de contrôle automatique vaut pour la double saisie des bons de livraison, et se complète par le suivi du taux de service de vos fournisseurs une fois les écarts de facturation sous contrôle.